Blog - Geplaatst op: 11 Mei 2018

Wat je zeker moet weten als je een evenement organiseert

Beschik je over de nodige vergunningen en verzekeringen?

Informeer tijdig bij de lokale overheid of de geplande activiteit mag worden georganiseerd en onder welke voorwaarden. Sommige activiteiten zijn immers vergunningsplichtig of moeten beantwoorden aan gemeentelijke politieverordeningen.

Weet ook dat, als het evenement toegankelijk is voor het grote publiek, je wettelijk verplicht kunt zijn om een verzekering objectieve aansprakelijkheid voor brand en ontploffing af te sluiten. Finaal is het de burgemeester die zal beslissen of je deze verzekering moet sluiten en kan hiervoor een attest van de verzekeraar gevraagd worden. Ga hier dus zeker niet licht over.

Uw aansprakelijkheid?
Naast deze voor sommige evenementen verplichte verzekering, kan je best ook je gewone burgerrechtelijke aansprakelijkheid verzekeren. Zowel die van de organisator van het evenement als van de helpers en vrijwilligers.

Dergelijke polis kan verschillende dekkingen bevatten, afgestemd op het soort evenement dat je organiseert.

Heb je voor het evenement een gebouw gehuurd?
Vraag dan aan de eigenaar hoe het gebouw verzekerd is. Mogelijk is in de polis van de eigenaar een “afstand van verhaal” op de occasionele huurders en gebruikers voorzien. Dit betekent dat de verzekeraar bij een verzekerd schadegeval waarvoor de huurder aansprakelijk is, de uitgekeerde vergoeding niet zal terugvragen van de huurder. De verzekeraar doet met andere woorden afstand van haar recht om de geleden schade bij de huurder te recupereren.

Perfect denkt u?
Zorg er dan voor dat die afstand van verhaal ook in het huurcontract is opgenomen. Anders loop je nog altijd het risico dat niet de verzekeraar van de eigenaar van het gebouw maar wel de eigenaar zelf nog een deel van de schade bij jou komt verhalen. Bijvoorbeeld bij onderverzekering door de eigenaar zelf of voor het deel van de franchise in de polis van de eigenaar, enz…

Is er geen afstand van verhaal voorzien, dan biedt de polis evenementen de mogelijkheid om de wettelijke huurders- of gebruikersaansprakelijkheid voor schade door brand en ontploffing aan het gebouw en de aanwezige inhoud te verzekeren gedurende het evenement. Dit kan net zo goed voor andere gevaren zoals glasbreuk, waterschade, enz…

Ook het zogenaamde “verhaal van derden”, dat is de schade die wordt veroorzaakt wanneer een brandschade aan een gebouw of de inhoud ervan zich verderzet op goederen van derden, is standaard mee gedekt in een polis evenementen. Ook daar kan je dus gerust zijn.

Organiseer je een openluchtevenement? Weet dan dat schade aan terreinen, tuinen en gewassen (bvb door het vertrappelen ervan) niet verzekerd is. Je kan dus best vooraf duidelijke afspraken maken met de eigenaar van de locatie.

En de aansprakelijkheid van de deelnemers?
Bij het ene evenement gaat het er al wat actiever aan toe dan bij het andere. En dan kan het al wat sneller gebeuren dat een deelnemer door zijn fout schade veroorzaakt aan een toeschouwer of bezoeker. Als organisator kan je natuurlijk niet nagaan of iedereen wel verzekerd is in zijn privéleven. Dat is eigenlijk ook jouw taak niet. Maar toch kan je er voor bepaalde evenementen voor kiezen om de aansprakelijkheid van de deelnemers mee te verzekeren.

Organiseer je een stoet, processie of optocht met motorrijtuigen?
Dan sta je er best ook even bij stil dat die motorrijtuigen door hun deelname vaak niet meer gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzekerd zijn door hun wettelijke BA-verzekering.
Bijvoorbeeld omdat het trekken van een aanhangwagen niet voorzien is of omdat er op die aanhangwagen nu passagiers vervoerd worden. In dat geval zal de verzekeraar van het motorrijtuig de schade wel betalen, maar dan kunnen terugvorderen.
Het is in de eerste plaats natuurlijk de verantwoordelijkheid van de deelnemer zelf om te zorgen voor een geldige verzekering waardoor dat verhaal kan voorkomen worden. Blijkt er echter toch geen geldige verzekering te zijn? Dan kan je evenementenpolis het verhaal door de motorrijtuigenverzekering ten laste nemen, ongeacht tegen wie dat wordt uitgeoefend.

De strafrechtelijke gevolgen omdat er niet voldaan is aan de verzekeringsplicht worden hiermee echter niet vermeden. Betrokkenen riskeren nog steeds boetes of een vervolging voor de rechtbank. Het is bijgevolg belangrijk dat je als organisator de deelnemers hierop vooraf attent maakt.

Verzekerd? Goed! Preventie? Beter!
Een goede verzekering dekt de financiële gevolgen van een schadegeval maar kan het menselijk leed dat ermee gepaard gaat niet opvangen.
Sta daarom zeker ook lang genoeg stil bij alle veiligheidsaspecten van het evenement, zowel van de deelnemers en bezoekers, als van de helpers en vrijwilligers. Breng waar nodig ook pictogrammen, waarschuwings- of verbodsborden aan.

Zelfs een risico waar je in eerste instantie zelfs niet bij stilstaat, geeft vaak aanleiding tot ernstige schadegevallen. Denk maar aan een duik in een (te) ondiep zwembad tijdens een beachparty.

Overweeg goed wat je doet. Voor bepaalde zaken kan je je aansprakelijkheid ook “exonereren”. Dat wil zeggen op voorhand uitsluiten. Bijvoorbeeld door aan deelnemers van risicovolle activiteiten op voorhand een handtekening te eisen dat zij enkel deelnemen op eigen verantwoordelijkheid en dat zij zich ook terdege bewust zijn van die risico’s.

Geen evenement zonder aansprakelijkheidsverzekering, maar…
Een evenement organiseren zonder een aansprakelijkheidsverzekering te sluiten is haast ondenkbaar.
Maar naast deze aansprakelijkheidsdekking bevat dergelijke polis ook andere waarborgen zoals een ongevallenverzekering voor kwetsuren bij de helpers of de deelnemers. Ook jij kan trouwens zelf slachtoffer worden.
En ook een goede dekking rechtsbijstand om eventueel door jou geleden schade te verhalen, is zeker geen overbodige luxe.

Veel te duur als ik dat allemaal moet verzekeren zal je nu denken?
Dergelijke polissen zijn voor de meest gangbare evenementen echt niet duur. De prijs weegt in de verste verte niet op tegen de risico’s die je als organisator bij niet verzekering zelf draagt.

Opgelet: niet voor extreme organisaties of activiteiten
Dergelijke polis is niet bestemd om wettelijk niet toegelaten activiteiten te gaan verzekeren. Ook niet voor activiteiten op een lijst van verhoogde risico’s zoals extreme sporten, studentendopen, betogingen of protestbijeenkomsten.
Deze activiteiten zijn niet verzekerd. Ook niet als ze een onderdeel uitmaken van een verzekerd evenement!

Een evenementenpolis is evenmin bestemd voor activiteiten die onder wettelijk verplichte voorwaarden vallen zoals wielerwedstrijden en jachtpartijen. Daar gelden andere voorwaarden